TOP 3 faktora koji utječu na cijenu organizacije evenata

Ako ste mislili da su marketing i oglašavanje najskuplji dio organizacije eventa, grdo ste se prevarili. Na marketing otpada manji dio budžeta eventa, otprilike 7 do 10 posto. Cijene (svega) su u zadnje dvije godine znatno porasle, a i sami troškovi počeli su se 'komadati' na manje segmente. Na primjer, nekada ste imali lokaciju koja bi naplatila dnevni najam korištenja dvorane te bi u cijenu bili uvršteni troškovi tehnike, osnovno uređenje, rasvjeta…

A danas? Danas je svaka ta stavka zaseban segment cijene. Danas posebno plaćate dnevni najam, posebno rasvjetu, posebno tehničku opremu, posebno lobby prostora – i sve su to obavezni troškovi te lokacije – ne ide bez toga (ne govorim da su sve lokacije za evente posložile svoje poslovanje na taj način). Ali cijena svake stavke porasla je za 10 do 30 posto. Nekad rasvjetu nismo plaćali posebno, a sada se obična svjetla i dva reflektora plaćaju 4.000 kuna – i ne možete taj trošak izbjeći (opet naglašavam - ne rade svi tako, ali ima i takvih).

Zbog toga su porasle i cijene same organizacije, a, nažalost, samim time i cijene kotizacija i ulaznica. Nego, da se mi vratimo na naše osnovne i najskuplje stavke svakog događaja - najskuplji dijelovi organizacije evenata su: produkcija, catering i ljudi.

Produkcija

Ovisno o veličini i budžetu eventa, ako želite LED ekran – morat ćete ga dobro platiti. Što veći ekran, to veća cijena (logično, zar ne?). Prednosti LED ekrana su što je sve na ekranu jasno vidljivo u svako doba dana, i po suncu i po kiši! Također, boje su jarke i žive pa nemate problem s blijedunjavim vizualima (a za sponzore je to izrazito bitno). Najčešće je iste boje kao i na vašem ekranu na laptopu!

Projektori počinju izlaziti iz mode na eventima – jer ako želite WOW efekt, to nećete moći postići običnim projektorom (osim u slučaju da event radite u kinu pa imate pravi profesionalni projektor). Projektori su najčešće fiksirani na zidu i super su za radionice i edukacije, ali ako želite WOW event – izbjegavajte korištenje projektora. Kvaliteta neće biti dobra kao u slučajevima kada imate LED ekran visoke rezolucije.

Uz LED ekran najčešće ide i pozornica (ako govorimo o velikim eventima). I to košta. Transport, montaža pozornice i LED ekrana, tehnička podrška ekipe iz produkcije za vrijeme eventa, zvuk i osvjetljenje pozornice, demontaža...

Ka-ching!

Catering

Ako nemate dobru klopu i ako je nemate dovoljno na eventu – to je kiks o kojem će svi vaši sudionici pričati! I to nije floskula! Sudionici će vam oprostiti apsolutno svaki kiks tehničke prirode, lošijeg goodie baga, kašnjenja programa, lošije organizacije, slabih govornika... Ali lošu klopu ili nedovoljno klope - neće!

Catering košta! Ako želite kvalitetan obrok za sve one koji cijeli dan borave na vašem eventu, morat ćete izdvojiti 100 do 150 kuna po sudioniku (cijene su porasle). Možete probati sponzorski kompenzirati neki dio ili dogovoriti s cateringom neki bolji deal, ali dok ne probate – cijene su kakve jesu.

Ka-ching!

Ljudi

Bez ovog zadnjeg, ali i najbitnijeg faktora – možete zaboraviti na event! Ako ljudi koji vam rade i guraju cijelu priču nisu dobro plaćeni, onda ćete po završetku eventa imati umorne ljude koji su se naradili za vaš event, a nisu profitirali od njega. Poanta je da svi izađu s profitom i da svi budu pošteno plaćeni u mogućnostima koje to dozvoljavaju. Uvijek platite svoje ljude! Nikada ih nemojte zakinuti! Pošteni rad se pošteno plaća.

Tu mislim i na izvođače (DJ-eve, bendove...), fotografe, snimatelje, moderatore, cvjećare. Svi su oni ključni za WOW event.

>>>Kada slušati svoj instinkt, a kada slušati svoj tim

Ove tri stavke najčešće su prve stavke koje ulaze u budžet. Te stvari nastojte pokriti sponzorima, a ostale troškove možete pokriti ulaznicama ili kotizacijama. Prije nego krenete ispitivati sponzore i ispipavati teren kod njih, probajte vidjeti koliko vam minimalno sponzora treba da biste pokrili ove osnovne troškove. Ako procijenite da vam trebaju minimalno 4 sponzora za provedbu eventa – ganjajte 4! Sve ostalo je bonus.

Ako vas zanima više sličnih tema pratite #ljudski resursi i #marketing&pr&prodaja

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.