TOP 3 aplikacije za bolju suradnju na poslu

Na prvu bi se reklo da su produktivni timovi sastavljeni samo od najkvalitetnijih pojedinaca, no to nije uvijek tako, jer u svakom timu postoje slabije karike koje je važno usmjeravati i onda izvući iz njih maksimum. U tom usmjeravanju, ali i “detoksikaciji” od pretjerane količine podataka, jako su važni alati za komunikaciju i upravljanje zadacima te alati za praćenje vremena i produktivnosti, jer radne procese čine transparentima, omogućavaju bolju organizaciju vremena te drže ljude motiviranima.

Sve više organizacija pokušava slati manje e-pošte i prebaciti se na učinkovitije komunikacijske alate. Prema McKinseyju, uklanjanje e-pošte iz radnog okruženja oslobodilo bi između 7 i 8 posto vremena radnika za produktivnije zadatke. Iako postoje razni alati, trenutačno su najpopularniji: Slack (za komunikaciju), Trello (za upravljanje projektima i zadacima) i Toggl (za praćenje vremena). 

Slack

Slack je moderan alat za timsku komunikaciju koji zamjenjuje e-mail u internoj komunikaciji, a posebno je koristan za timove koji ne rade u istom prostoru. Svi u Slacku imaju pristup informacijama u realnom vremenu pa je komunikacija brža i lakša, a time i obavljanje zadataka efikasnije. Da biste učinkovito koristili Slack, trebali biste razumjeti njegove temeljne značajke, uključujući kanale za organizirane razgovore, izravne poruke za privatne rasprave, mogućnosti dijeljenja datoteka. Kanali su namjenski prostori za razgovore koji vam omogućuju organiziranje komunikacije prema timu, projektu ili temi. Mogu biti javni (dostupni svim članovima) ili privatni (ograničeni na određene pojedince). Slackove učinkovite mogućnosti pretraživanja omogućuju brže lociranje datoteka, razgovora i kontakata, a jednostavno je i dijeljenje dokumenata, slika i drugih datoteka unutar razgovora.

Trello

Trello je jednostavan alat kojim se upravlja zadacima kako bi svatko, bez potrebe da se međusobno šalje na stotine mailova, mogao pratiti u kojoj su fazi pojedini zadaci i to prema oznakama To Do / Doing / Done.

Toggl

Toggl je alat za praćenje vremena (time tracking), koji omogućava pojedincima i timovima da bilježe koliko vremena troše na različite zadatke i projekte. Pratiti se može bilo što: pojedini projekti, timovi, zadaci… Alat automatski generira koliko je vremena potrošeno na pojedini zadatak i sve prikazuje u pdf-u ili Excel tablicama. 

Zašto je sve to važno

Interna komunikacija, pohranjivanje i dijeljenje znanja i kultura tvrtke elementi su kojima bi svaka tvrtka trebala dati prioritet - alati za suradnju u timu tu su vrlo vrijedan “vjetar u leđa”. Komunikacija je, piše Axero, obično najveći interni problem za poslodavce i zaposlenike. Ponekad je problem nedostatak komunikacije na radnom mjestu, ponekad je komunikacija previše i ljudi su bombardirani informacijama koje nisu relevantne ili koje bi se mogle isporučiti učinkovitije. 

Pomoć umjetne inteligencije

Umjetna inteligencija (UI) postala je sve prisutniji alat u poslovanju. Čak 75 posto zaposlenika koristi umjetnu inteligenciju na poslu, kaže istraživanje Microsofta iz 2024. UI rješava manje zahtjevne zadatke, ostavljajući zaposlenicima vremena da se usredotoče na važnije zadatke. Kako piše Coursera, razumijevanje UI alata počinje shvaćanjem što UI može učiniti za vas. Neki UI alati posebno su dizajnirani za pomoć pri analizi podataka, dok drugi mogu stvoriti vizualni sadržaj na temelju pisanih zahtjeva.

Određeni UI alati za produktivnost, poput Microsoft Copilota, mogu pomoći u čitanju i pisanju e-pošte, što je korisno ako znamo da prosječan zaposlenik potroši devet sati tjedno na čitanje mailova. Također, Microsoft Copilot se može integrirati s Wordom i Excelom kako bi se ubrzala produktivnost. Možete ga koristiti i kao pomoć pri stvaranju upečatljive prezentacije u PowerPointu ili za analizu podataka u Excelu.

Iako nisu tako robusni kao neka od modernijih UI rješenja, Appleova Siri, Amazonova Alexa i Google Assistant pomoćnici su koje pokreće UI i koji još uvijek mogu pomoći s jednostavnim zadacima kao što su, primjerice, podsjetnici. Ne treba ni reći kako je svaka pomoć, pa i najmanja, dobrodošla.

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora i/ili autorovih sugovornika koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst, u prvome odlomku prenesenog teksta. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.

Ako želite još zanimljivih poslovnih i životnih savjeta, prijavite se na naš dvomjesečni newsletter.