Ponuda, predračun, proračun, avansno plaćanje - kada i kako?

Početak svake poslovne suradnje najvjerojatnije će započeti traženjem ponude, a potom slijedi plaćanje i izdavanje računa. Ako niste nikada izdavali ponude, predračune ili dogovarali avansno plaćanje, sigurno vam se po glavi motaju razna pitanja. Kako ispravno napraviti ponudu, račun za avans, a kako konačni račun po obavljenoj isporuci? Kako i kada treba obračunavati PDV? Treba li stornirati račun za avans?

Mi smo tu da vam na njih pokušamo dati odgovore, iako to nekad nije niti malo jednostavno.

Što je ponuda?

Ponuda je dokument koji tvrtka/obrt izdaju kada nude svoje usluge potencijalnom kupcu/klijentu. Uglavnom se sastoji od opisa usluge i cijene za navedenu uslugu. Informacije za uplatu kao što je IBAN najčešće su navedene u samom mailu ili u zaglavlju ponude pa se uplata može izvršiti. Forma ponude nije nigdje definirana jer ona nije obvezujuće, već informativne prirode. Tako ponuda može biti bilo kakav papir, letak, brošura pa čak i katalog s proizvodima/uslugama koje tvrtka nudi.

Proizvod ili usluga mogu biti plaćeni po ponudi ali sve ovisi što je dogovoreno unaprijed. Ako nije dogovoreno plaćanje unaprijed, račun treba platiti nakon što je ponuda izvršena. Ako se pak usluga plati prije nego što je ponuda izvršena može se izdati/tražiti avansni račun za plaćenu ponudu. Takav račun dobro je tražiti jer se može dogoditi da isporučitelj krene odugovlačiti s isporukom jer je dobio novac.

Što je predračun?

Predračun je skoro pa jednak dokument kao i ponuda. Informativnog je karaktera, nije obvezujući i nema definirani izgled. Od ponude ga razlikuje to što će on uvijek imati iskazane cijene i podatke za uplatu, dok ponuda može, ali i ne mora imati te podatke.

Klijent može odlučiti kupiti proizvod/uslugu i platiti po predračunu, ali i ne mora. Ako odustane od kupnje, nije problem jer predračun nije nigdje knjižen. U slučaju da se plati po predračunu, za kupljene proizvode/usluge može se izdati avansni račun ili samo konačni račun ali samo nakon što je usluga izvršena.

Avansno plaćanje

Riječ avans svima nam je, vjerujemo, dobro poznata, a označava predujam. Avans ili predujam je novčana svota koja pri sklapanju ugovora ili u tijeku njegova ispunjenja jedna ugovorna strana uplaćuje na račun druge (pružatelja usluge), još prije nego je konačni račun došao na naplatu. Avans stoga nikako ne znači konačno ispunjenje ugovorne obveze. Najčešće ponuditelj na ponudi ili predračunu istakne ako želi avansnu uplatu. Tu će stajati i koliki iznos traži, odnosno koliki avans.

Zašto je uopće praksa tražiti avansno plaćanje od nekoga?

Najčešće zato što je predujam instrument osiguranja naplate za eventualno nastale troškove kod isporuke robe ili naplate pružene usluge. Najčešće se traži 20, 30, 50, a ponekad čak i 100 posto cijene ponude. Avansom se pružatelj usluge želi osigurati da ste ozbiljni u namjeri da ispunite cijelu obvezu, posebno ako je riječ o skupim radovima kao što su npr. građevinski ili kod nabavke skupocjene opreme. Najčešće, što je usluga ili proizvod skuplji traži se veći avans. Nakon što je usluga izvršena, avans se odbija od konačnog računa.

Kako se i kada izrađuje račun kod uzimanja avansa?

- Za plaćanje po ponudi ili predračunu izdaje se račun za predujam ili avans po kojem je izdavatelju obveza za PDV, a primatelju mogućnost odbitka pretporeza. Ako je uplata i isporuka robe ili usluge u istom obračunskom razdoblju (unutar jednog kalendarskog mjeseca) račun za predujam ili avans se ne treba izdati, tj. nije obavezno. Za razliku od avansa, predračun nije porezni dokument, on ima snagu ponude ali po njemu nema obveze plaćanja PDV-a - pojasnila je Andrea Piacun, jedna od poduzetnica s kojima smo razgovarali.

Dakle, za razliku od ponude i predračuna, avansna faktura je obvezujući dokument koji ima jednaku 'težinu' kao i klasičan račun. Ona sadrži sve elemente i poreze kao i običan račun. Razlika kod avansne fakture u odnosu na konačnu je u tome što se navodi stavka PREDUJAM, a nakon isporuke proizvoda/usluge mora se izdati finalna faktura/račun.

Avansna faktura stoga se mora napraviti po primitku predujma (avansa) osim ako je isporuka napravljena unutar obračunskog roka za podnošenje prijave PDV-a - tada s može izdavati samo ukupni, završni račun, bez računa za predujam. Ako se, pak, izdaje avansni račun, na završnom računu treba paziti na iskazivanje PDV-a.

S obzirom na to da se PDV mora iskazati i u računu za avans, najjednostavnije je kod izrade konačnog računa (nakon isporuke ili izvršenja usluge) navesti proizvod ili uslugu koja je isporučena, navesti iznos prethodno primljenog avansa i obračunati razliku (za plaćanje i razliku PDV-a). Dakle, konačni će račun biti umanjen za već plaćeni avans, a i PDV će biti manji za onoliko koliko je već plaćeno. Tu je važno u računu navesti točan broj računa za predujam zbog kojeg je račun umanjen.

Čitajte i druge tekstove autorice Sanje Bubalo koja piše prvenstveno o biznisu i financijama, ali ima i korisne životne savjete.

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora i/ili autorovih sugovornika koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst, u prvome odlomku prenesenog teksta. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.

Ako želite još zanimljivih poslovnih i životnih savjeta, prijavite se na naš dvomjesečni newsletter.