OBVEZE POSLODAVACA - Vođenje evidencije o radnicima

No koje nam je sve važne promjene Pravilnik donio?

Najveća je novost da se poslodavcima nameću opsežnije obaveze vezane za vođenje evidencije o radnicima. Propuštanje vođenja evidencije o njima ili pak njihovom radnom vremenu prema Zakonu o radu predstavlja najteži prekršaj poslodavca. A taj prekršaj neće biti niti jeftin. Naime, ako poslodavac koji je pravna osoba ne vodi evidenciju o radnicima i o njihovom radnom vremenu ili je ne vodi na propisan način ili ako, pak, na zahtjev inspektora rada ne dostavi podatke o radnicima i o radnom vremenu, bit će kažnjen novčanom kaznom u iznosu od 8.090 do 13.270 eura.

Evidencije o radnicima i drugim fizičkim osobama koje za poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa se vode pisano, u papirnatom ili u elektroničkom obliku. Velika je novost ta što sada poslodavci moraju voditi evidenciju i o radnicima (i njihovom radnom vremenu) koje su im, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupili s njim povezana društva te o radnicima koje im je kao korisnicima ustupila agencija za privremeno zapošljavanje.

Brisanje podataka

Što se brisanja podataka iz evidencije tiče, Iz Ministarstva rada, mirovinskoga sustava, obitelji i socijalne politike pojasnili su i sljedeće:

U skladu s Pravilnikom o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima zaposlenima kod poslodavca, poslodavac je dužan voditi evidenciju o radnicima s propisanim podacima, a koju čuva na način i u rokovima propisanim člankom 9. toga Pravilnika. Pritom su rokovi trajnog čuvanja podataka i dokumentacije o radnicima zamijenjeni rokovima određenog trajanja i znatno su skraćeni. Dakle, evidencija o radnicima koja se do sada čuvala kao dokumentacija trajne vrijednosti, prema novom Pravilniku koji se primjenjuje od 1. listopada 2024. čuva se šest godina odnosno duže, do okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je spor pokrenut ili u slučaju kada je drugim propisom tako propisano.

Nakon isteka propisanih rokova čuvanja, podaci o radnicima moraju se brisati ili na drugi način ukloniti bez obzira na koji ih način poslodavac vodi (papirnato ili elektronički). Ako se radi o originalnim ispravama radnika, poslodavac ih je u skladu s odredbom članka 130. Zakona o radu u roku od 15 dana od dana prestanka radnog odnosa, dužan vratiti radniku.

Evidencija o radnicima

Što se tiče novosti vođenja evidencije o radnicima, sve izgleda ovako: poslodavac za svakog radnika treba voditi podatke, i to o:

• njegovom imenu i prezimenu
•  osobnom identifikacijskom broju
• spolu
• datumu rođenja
• državljanstvu
• prebivalištu/boravištu
• dozvoli za boravak i rad ili potvrdi o prijavi rada, ako ih je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati
• stručnom obrazovanju te ispitima i tečajevima koji su uvjet za obavljanje posla, uvjerenjima, licencama i slično
• datumu početka rada
• nazivu radnog mjesta
• vrsti sklopljenog ugovora o radu
• datumu prestanka radnog odnosa, odnosno prestanka rada za ustupljene radnike i datumu podnošenja prijave na obvezna osiguranja radnika kao osiguranika po osnovi radnog odnosa, uključujući i dobrovoljno mirovinsko osiguranje, ako ga poslodavac plaća te obveznog zdravstvenog osiguranja tijekom rada u inozemstvu.

Postoji i obaveza vođenja drugih podataka o kojima ovisi ostvarivanje pojedinih prava i obveza iz radnog odnosa, a osobito u području mirovinskog osiguranja, obveznog zdravstvenog osiguranja, poreza i doprinosa, rodiljnih i roditeljskih prava, socijalne skrbi, vršenja dužnosti državljana u obrani i kandidaturi za vrijeme predizbornih promidžbi.

Evidencija o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju ugovora ili drugih propisa

Osim evidencije o radnicima, poslodavac mora voditi i posebnu evidenciju podataka o fizičkim osobama koje kod poslodavca obavljaju poslove na temelju drugih ugovora ili posebnih propisa. To su osobe na stručnom osposobljavanju, studenti, redoviti učenici, djeca i maloljetnici koji rade kod poslodavca ili pak osobe koje su na izdržavanju kazne rada za opće dobro. Evidencija se kod takvih osoba provodi sukladno odredbama vođenja evidencije o radnicima, a isprave i dokumenti se čuvaju najmanje šest godina, počevši od isteka godine u kojoj je prestao rad tih osoba.

Radnici koje je ustupila agencija za privremeno zapošljavanje

Novim pravilnikom su proširene i obaveze poslodavca vezane za radnike koje su ustupile agencije za privremeno zapošljavanje i povezano društvo. Poslodavac je tako obvezan voditi evidencije o takvim radnicima i njihovom radnom vremenu. Svi podaci koji važe za radnike, izuzev vrste ugovora o radu, vode se i za ustupljene radnike. Dužnost vođenja podataka o radniku u evidenciji o radnicima koje mu je, u smislu Zakona o radu, privremeno ustupilo s njim povezano društvo te o radnicima koje mu je kao korisniku ustupila agencija za privremeno zapošljavanje, započinje danom početka rada te prestaje danom prestanka ustupanja određenog radnika. Također, poslodavac je dužan držati dokumente koji se tiču ustupa, pogotovo sporazum o ustupanju između poslodavca i povezanog poslodavca te pisanu suglasnost radnika, ugovor o ustupanju između agencije i korisnika te uputnicu kojom agencija za privremeno zapošljavanje upućuje radnika korisniku i drugo.

Evidencije o radnom vremenu

Sada poslodavac, osim imena i prezimena, datuma, ukupnog dnevnog radnog vremena, sati terenskog rada, sati pripravnosti i vremena nenazočnost, mora bilježiti i početak i završetak rada, zastoj rada, a također su proširene kategorije nenazočnosti. Poslodavac je dužan voditi i posebne podatke o radnom vremenu od kojih ovisi ostvarenje pojedinih prava iz radnog odnosa (sati rada noću, prekovremeni rad, smjenski rad, dvokratni rad, rad u dane blagdana ili neradnih dana utvrđenih zakonom i slično).

Na sveučilištima, veleučilištima i znanstvenim institutima, za zaposlene nastavnike, suradnike i slično, te u ustanovama predškolskog obrazovanja za zaposlene odgajatelje djece, radno vrijeme se bilježi na poseban način i to samo normirani oblici rada. Evidencija o radnom vremenu radnika se vodi za obračunsko razdoblje koje je utvrđeno za isplatu plaće.

Obaveza evidencije postoji i za radnike s kojima ima sklopljen ugovor o radu na izdvojenom mjestu rada ili o radu na daljinu. Tu imamo iznimku evidentiranja radnog vremena, jer je radi sam radnik.

Poslodavac također ima obvezu zaštititi i pohraniti podatke o radniku iz evidencije o radnom vremenu te evidenciju čuvati najmanje šest godina računajući od isteka godine u kojoj je dokumentacija nastala, odnosno do pravomoćnog okončanja spora, ako poslodavac ima saznanja da je on pokrenut. Dužnost vođenja evidencije o radnom vremenu započinje danom početka rada određenog radnika te prestaje danom prestanka radnog odnosa određenog radnika. Ako radno vrijeme nije moguće mjeriti ili unaprijed odrediti zbog posebnosti poslova radnika ili ga radnici određuju samostalno, poslodavac je dužan voditi podatke o radnom vremenu. 

Čitajte i druge tekstove autorice Sanje Bubalo koja piše prvenstveno o biznisu i financijama, ali ima i korisne životne savjete.

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst, u prvome odlomku prenesenog teksta. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.

Ako želite još zanimljivih poslovnih i životnih savjeta, prijavite se na naš dvomjesečni newsletter.

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora i/ili autorovih sugovornika koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.