poslovna komunikacija
Izvor: Freepik
POSLOVNA KOMUNIKACIJA

Kako vam dobra komunikacija može pomoći na radnom mjestu?

Komuniciramo u svakodnevnom životu, što usmeno, što pismeno, u različite svrhe. Naš razgovor i način razgovaranja kod kuće je drugačiji nego u društvu, pa opet drugačiji u različitim društvima, a posebno u poslovnom okruženju. Kod nekih ljudi ta je komunikacija uspješnija te se čini da njihovoj elokventnosti i poznavanju raznih tema nema granica, drugi su nespretniji u izražavanju, treći su sramežljivi, a za neke ćemo reći da ne poznaju osnove kulture prilikom razgovora.

Danas ćemo se osvrnuti na poslovnu komunikaciju za koju smo već rekli da je specifična, i to iz više razloga. Svi se u poslovnom svijetu želimo predstaviti profesionalno i stručno, no ponekad je teško "utišati" neki dio sebe koji možda u tom svijetu ne bi bio primjeren.

Poslovno okruženje nije čovjekovo prirodno okruženje, a kolege vam ne moraju nužno biti i prijatelji. Poslovni suradnici možda pak neće shvatiti neku šalu koja je u vašem društvu izrazito dobro prihvaćena, a vi ste dobili poriv da je ispričate na sastanku jer ste ocijenili da je atmosfera opuštena...

Kako se snaći u poslovnoj komunikaciji, što je prihvatljivo, a što neprihvatljivo te zašto je ona danas sve važnija?

Što je poslovna komunikacija?

Poslovna komunikacija obuhvaća elemente kao što su poslovno dopisivanje, pravila ophođenja s drugim ljudima, poslovno odijevanje, ton glasa i govor tijela, upotreba riječi i pravila vođenja uljuđenog razgovora u raznim poslovnim situacijama.

Zašto je važna?

Dobra poslovna komunikacija važna je za uspjeh i ugled tvrtke. Korištenje učinkovitih komunikacijskih vještina može koristiti cijelom poduzeću i njegovim zaposlenicima na različite načine. Evo kako to čini:

Izgradnja boljih timova

Dobra komunikacija gradi pozitivnu atmosferu u kojoj timovi mogu cvjetati. Kada je komunikacija pozitivna i ohrabrujuća, članovi tima bolje surađuju. Oni koji prakticiraju dobre komunikacijske vještine čine rad uz njih lakšim i manje stresnim. Napetosti u poslu odmah se rješavaju jer učinkoviti komunikatori rade na pronalaženju rješenja.

Sprječava konflikte i nesporazume

Važan dio poslovne komunikacije je i slušanje. Mnogi ljudi izgubili su vještinu slušanja drugih, a upravo nam je to potrebno kako bismo razumjeli osobu ili osobe preko puta nas. Dobri komunikatori dobro slušaju i reagiraju na odgovarajući način, a vjerojatnije je da će pronaći rješenja bez potrebe zauzimanja obrambenog ili napadačkog stava. Kada se pojave sukobi, dobri komunikatori odmah rješavaju problem i slušaju drugu stranu.

Poboljšava korisničku uslugu

Pouzdana i pozitivna komunikacija s kupcima najvažnija je za održavanje dobre reputacije korisničke usluge. Učinkovita komunikacija s kupcima pravovremenim i profesionalnim odgovaranjem na pitanja i pružanjem rješenja, pomaže u poboljšanju ugleda tvrtke. Dobra komunikacija putem telefona, putem društvenih medija ili e-pošte poboljšava povjerenje i lojalnost kupaca. Pisana komunikacija koja je u skladu s glasom i imidžem nekog brenda može pomoći u promicanju odnosa između kupaca i tvrtke.

Omogućuje postizanje ciljeva

Da bi poduzeće bilo uspješno, njegovi kratkoročni i dugoročni ciljevi moraju biti jasni i sažeti. Kada zaposlenici znaju koji su ciljevi i vizije tvrtke, lakše će i bolje usmjeriti svoje napore na njihovo postizanje. Jasna poslovna komunikacija prema zaposlenicima u kojoj naglašavate ciljeve koje trebaju postići individualno ili timski, motivira ih i potiče. Također može pomoći zaposlenicima razumjeti važnost svojih uloga u tome da tvrtka bude uspješna, što može poboljšati lojalnost unutar tvrtke i smanjiti odlazak kvalitetnih radnika.

Kako poboljšati poslovnu komunikaciju?

Gradnja ove vještine nikad ne prestaje i može potrajati čitav život. U komunikaciji je uvijek nešto što možete promijeniti, poboljšati ili izbaciti.
No evo nekoliko brzih i jednostavnih savjeta kako raditi na poboljšanju poslovne komunikacije već sutra.

1. Obratite pozornost na neverbalne znakove

Ton glasa i govor tijela mogu biti važan dio komunikacije. Zato pripazite da, na primjer, nemate prekrižene ruke, stisnute šake ili da ne tapkate nogom o pod dok razgovarate jer to može izgledati svađalački i neprijateljski. Ton glasa je jednako važan. On ponekad može biti zbunjujući kada je pisana komunikacija u pitanju. Ako smatrate da ste pogrešno shvaćeni zbog tona vašeg e-maila, predložite neki drugi način komunikacije - npr. uživo ili putem video poziva.

2. Slušajte i dajte feedback

Kao što smo već spomenuli, slušanje je jako važan dio komunikacije. Usredotočite se na ono što ljudi govore, bilo da ste u dijalogu ili na većem sastanku. Na sastanku možete voditi i bilješke. Nakon što ste odslušali sve što je trebalo, dajte povratne informacije. Kako vi nešto vidite, što mislite ili pohvalite nekoga. Ljudi s kojima surađujete vole čuti da je ono što su rekli stiglo do primatelja i da on ima svoj komentar.

3. Procijenite kako komunicirati

Ne iziskuje svaka poruka koju želite prenijeti hitan sastanak. Neke stvari možete javiti grupnom porukom ili e-mailom. Također, nekad ne morate u poruku uključivati sve članove tima, ako se radi o poruci samo za jednoga ili dva člana. Imate prigovor na nekoga ili nečiji rad? Takve stvari je najbolje riješiti u četiri oka, licem u lice. Naučite procijeniti važnost onoga što želite prenijeti te koje je pravo vrijeme, mjesto i način za to. Nije uvijek jednostavno, ali može vas i druge poštedjeti puno neugodnosti, problema i sačuvati vam vrijeme.

4. Stvorite otvorenu kulturu komunikacije

Treba imati na umu da je svačiji stil komunikacije drugačiji i da druga osoba ne razmišlja i ne razgovara na vaš način. Ako ste, na primjer, šef, trebate znati da su svi vaši zaposlenici različiti u komunikacijskom stilu i vještinama. Neki će komentare na sastanku dati jasno i glasno, drugi će biti suzdržaniji i neće željeti iznijeti svoje mišljenje pred velikom publikom. Dobar poslovni komunikator omogućit će da se čuje i njihov glas. Hoće li to biti sastanci jedan na jedan ili ćete ih potaknuti da vam pošalju feedback e-mailom ili se pak pismeno izraze putem zajedničke grupe na nekom od komunikacijskih servisa, nebitno je. Važno je stvoriti okruženje u kojem se komunicira da je svačije mišljenje jednako vrijedno i da ga treba podijeliti.

5. Brinite se o svom izgledu

Kako se odijevate također je važan dio poslovne komunikacije. Iako često kažemo da odijelo ne čini čovjeka, upravo prvi dojam često je onaj najvažniji. To ne znači da uvijek morate biti ušminkani, već ovisi o prilici. Ako vaš posao ipak zahtjeva određeni kodeks oblačenja, poštujte ga. Prije svega, na poslu uvijek trebate izgledati uredno. Zgužvana košulja, prljave cipele i raščupana kosa nisu nešto što će vas prikazati u dobrom svjetlu. 
Svojim izgledom i primjerenim oblačenjem pokazujete da ozbiljno shvaćate posao kojem pristupate, a i vama će se podići samopouzdanje ako ste odjeveni primjereno događaju i situaciji. 

Osnovna pravila koja ne smijete zanemariti tijekom poslovne komunikacije:

  • neka vaše poruke budu sažete
  • držite se teme
  • jasno se i razumljivo izražavajte
  • pokažite poštovanje
  • ne prekidajte sugovornika
  • ne dominirajte razgovorom
  • osvijestite svoj neverbalni govor
  • ne prostačite i ne vrijeđajte
  • nemojte se previše šaliti - možete izgledati neozbiljno
  • potrudite se da vam glas bude aktivan
  • prije nego nešto pošaljete, triput pročitajte što ste napisali

Čitajte i druge tekstove autorice Sanje Bubalo koja piše prvenstveno o biznisu i financijama, ali ima i korisne životne savjete.