- Isplate li se HZZ vaučeri i na što sve trebate pripaziti kada ih uzimate?
- Što ne smijete usisavati ako želite da usisivač dugo radi
- Kako održavati bijele tenisice i produžiti im vijek trajanja
- Pravila poslovne komunikacije uživo
- Nove mjere i povećanje naknada od ožujka 2025. godine
- Što se sve može oprati tabletom za suđericu?
- Što kada netko na poslu stalno preuzima vaše zasluge?
- Sušilice rublja ili prirodno sušenje: Što je bolje za vašu odjeću?
- Što moramo znati o kvaliteti zraka koji udišemo i kad je vrijeme za zabrinutost?
- OSOBNA ISKAZNICA - Što nikako ne smijete raditi s tim dokumentom

Poslovna komunikacija se danas sve više seli u virtualni svijet, premda stručnjaci ističu kako ništa ne može zamijeniti telefonski razgovor ili pak onaj uživo. No mnogi zbog nedostatka vremena, ali i jednostavnosti i vlastitog komoditeta sve češće odlučuju sa svojim klijentima, kolegama, suradnicima i partnerima surađivati online.
To nije jednostavno koliko se čini jer takva komunikacija ostavlja puno toga za slobodnu interpretaciju. Odnosno, vjerojatno se osobu s druge strane računala ili mobitela može puno lakše pogrešno shvatiti nego osobu s kojom komunicirate uživo.
Pisana komunikacija nema ton i ne donosi sa sobom neverbalnu komunikaciju, nema držanja tijela niti mimike lica. A istraživanja pokazuju koliko je upravo ta komunikacija ključna i da se 93 posto cijelog razgovora odvija s pomoću neverbalne komunikacije. Zato morate biti itekako oprezni kako i što pišete da ne biste bili pogrešno protumačeni, posebno ako ste u razgovoru s nekim tko vam je važan i na koga trebate ostaviti dobar dojam.
S druge strane, online komunikacija nudi i neke prednosti, a to je da ne morate reagirati u sekundi, možete istražiti temu o kojoj se „priča“, smisliti bolji i pametniji odgovor od onog prvog spontanog koji biste dali uživo.
Kada zbrojimo sve pozitivno i negativno, možemo doći do zaključka da je online komunikacija jedno zahtjevno polje na kojem treba raditi i gdje uvijek ima prostora za učenje.
Evo nekih osnovnih savjeta kako da u njoj budete uspješniji:
Odgovarajte u razumnom roku
Spomenuli smo da u online komunikaciji, čak i chatovima, ne morate odgovoriti istog trenutka. Kada dobijete poslovni e-mail i neku ponudu, možete si uzeti vremena da razmislite o onome što vam nude ili predlažu. No online komunikacija također zahtijeva odgovor u nekom razumnom roku. Ako se radi o neformalnijim temama, to može biti kroz sat vremena, ako je potrebno više pažnje, do kraja radnog dana. Stručnjaci za online komunikaciju kažu da je neki rok koji se ne bi trebalo prekoračiti onaj od 48 sati.
Ne budite preopušteni
Iako ste uživo možda opuštena osoba koja se voli šaliti, online komunikacija nije niti mjesto niti vrijeme za to. Kao što smo spomenuli, preopušten ton se može pogrešno protumačiti jer ne znamo previše (ili ništa!) o osobi s druge strane.
Formalan pristup ostaje ključan, naročito u početnim fazama odnosa ili u komunikaciji s važnim klijentima i partnerima, gdje profesionalizam postavlja temelje povjerenja.
Ne budite niti preuštogljeni
Nemoj ovo, nemoj ono. Nije lako uploviti u finese poslovnog komuniciranja. Formalnost je nekad dvosjekli mač i trebate promisliti koliko ste se s nekim zbližili putem online komunikacije. Dakle, ako se čujete već neko vrijeme te ste u nekom trenutku postali opušteniji u virtualnom razgovoru, nema smisla da se u nekom e-mailu vratite na „poštovani“, ako to već neko vrijeme ne koristite. To može zbuniti sugovornika i „zahladiti“ odnos.
Pazite na pravopis i gramatiku
Nema ništa gore od „nepismenog“ sugovornika jer upravo e-mail daje dovoljno vremena i mogućnosti za točnu rečeničnu formulaciju. Također, i za ispravljanje gramatičkih pogrešaka. Zato, ne budite lijeni i ne ostavljajte loš dojam, već pročitajte dvaput ono što ste napisali te, po mogućnosti, za svaki slučaj, provucite tekst kroz neki od programa za pronalazak gramatičkih pogrešaka. Točno napisan e-mail svakako izgleda profesionalnije od onog u kojem svaka druga rečenica ima barem jednu grešku.
Jasno označite temu e-maila
Nemojte da vam tema e-maila bude kratka priča, već nešto jasno i koncizno. Naslov ili tema (subject) e-maila „Kada ćemo započeti pregovore oko važnog pitanja…“ djeluje kao da ste prvi put sjeli za računalo i napisali nešto. Također, e-mail bez subjecta djeluje neprofesionalno i vrlo lako može završiti u smeću. Također, nemojte u polje subject stavljati HITNO, da bi u e-mailu ispalo da nije niti najmanje hitno. Takav subject doslovno poziva na paniku.
Budite jasni i neka se iz vaše teme odmah može razaznati što se događa. Tema, odnosno predmet e-maila je kao njegov „mali slogan“.
Odgovorno koristite Cc i Bcc
Opciju da isti e-mail može biti poslan na više adresa od kojih je jedna glavna, koristite pažljivo. Kao prvo, razmislite tko je „glavni primatelj“. Također, koliko je ostalih primatelja uopće potrebno i je li nužno da sve te osobe dobiju vaš e-mail. Ne zatrpavajte ljude koji ustvari u nekoj priči nisu niti važni niti trebaju sudjelovati. Ako ne želite da se primatelji međusobno vide, odabrat ćete opciju Bcc, što nekad može biti dobro, a nekad pak može djelovati neprofesionalno jer druga strana smatra da je važno znati tko sudjeluje u razgovoru.
Ne koristite CAPS LOCK ako ne trebate
Velika slova, mnogi već znaju, mogu se ponekad krivo protumačiti kao vikanje. Možete ih koristiti kada nešto želite posebno naglasiti, no nemojte da sugovornik pomisli da ga podcjenjujete i urlate na njega.
Uključite potpis
Ozbiljan poslovni e-mail trebao bi na kraju uključivati vaš potpis s nužnim kontakt podacima, poput broja telefona, pa čak i linkovima na društvene mreže. Kada imate generički potpis, vaš e-mail djeluje profesionalnije. Također, ako se sami potpisujete, nemojte klijentu nikada završiti email s "lijep pozdrav, Nino". Svakako morate uključiti i prezime, osim ako već niste prešli na opušteniju komunikaciju.
Chat je opušteniji
Ako s partnerima ili klijentima komunicirate na neformalniji način, preko chata ili društvenih mreža, možete si dopustiti i takav ton, odnosno malo opušteniju komunikaciju koja ipak treba biti pristojna i ozbiljna. Naime, društvene mreže same po sebi pokazuju da ste svi pristali prijeći na neki ležerniji nivo, no opet nemojte zaboraviti da i tu ostavljate dojam, pa pazite da pišete gramatički točno, pristojno, bez prelaska uspostavljene granice.
Korištenje emotikona
Emotikoni su zamjena za neverbalnu komunikaciju koje u online komunikaciji nema. Koristite se njima da naznačite ton i stajalište, ali s mjerom. Često služe za ublažavanje poruke koja napisana može izgledati mnogo oštrije, no ne pretjerujte. Također, imajte na umu da oni nisu prikladni za poslovne e-mailove, ali jesu za opušteniju poslovnu chat komunikaciju.
Pazite na duljinu
U e-mailu trebate reći sve što je važno, no nemojte pisati knjigu. E-mailovi koji podsjećaju na pismo od tri stranice umaraju sugovornike i nitko ih nema volje pročitati, pogotovo jer na kraju maila zaboravimo što je pisalo u sredini. Budite jasni, sažeti i ne širite nepotrebno priču koju nije potrebno širiti. Iako smatrate da bi trebalo dodati još ponešto, ponekad je manje više, a uostalom, "rupe" možete popuniti i na sastanku uživo.
Oprezno i s kolegama
Poslovno svakodnevno komunicirate i s kolegama, bilo preko e-maila ili neke chat grupe. Kao što i sami znate, s nekima ste prisniji, druge jedva poznajete, s trećima pak nikad niste prešli na osobniju razinu. Zato pazite i da vaša poslovna komunikacija s kolegama bude na određenom nivou. U grupama gdje svi sudjeluju nije mjesto za raspravu o vašem sinoćnjem izlasku i tračevima. Također, pazite ako s nekim neformalno komunicirate u e-mailu te potom zadnji e-mail koji sadrži nešto važno za druge proslijedite ostalim kolegama. Svi mogu vidjeti prepisku iz vaših prijašnjih mailova. Budite pristojni i diskretni u bilo kojoj grupi s kolegama jer nikad ne znate tko gleda i procjenjuje.
Čitajte i druge tekstove autorice Sanje Bubalo koja piše prvenstveno o biznisu i financijama, ali ima i korisne životne savjete.
Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst, u prvome odlomku prenesenog teksta. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.
Ako želite još zanimljivih poslovnih i životnih savjeta, prijavite se na naš dvomjesečni newsletter.
*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora i/ili autorovih sugovornika koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.
- ZAŠTITA POTROŠAČKIH PRAVA
Što kada je akcija prošla, cijena pogrešno istaknuta, sniženje neuračunato?
- KUĆANSKI APARATI
Što trebate znati ako kupujete novi hladnjak?