Kako organizirati kreativni natječaj (a da pritom nikoga ne naljutite)

Evo savjeta kako provesti natječaj uz nekoliko iskustvenih zrna mudrosti.

Kako početi?

Prvo se zapitajte se zašto uopće pokrećete natječaj. Natječaj je dugotrajan, naporan i skup 'sport', pa razlozi poput provjeravanja cijena na tržištu ili 'slanja poruke' aktualnoj agenciji nisu najbolji za pokretanje natječaja.

Ako natječaj i pokrećete zbog nezadovoljstva agencijom, npr. nezadovoljstva razinom kreativnosti ili rezultatima komunikacije, bitno je da ste o tome iskreni s agencijom jer u suprotnome nećete postići željeni učinak. Sve nesuglasice koje imate sa svojom aktualnom agencijom riješite prije natječaja. Ako to napravite, možda vas baš aktualna agencija iznenadi na natječaju.

Potom se interno posložite:

• odaberite voditelja procesa
• odaberite tim koji će na kraju donijeti odluku
• definirajte okvirni vremenski plan
• definirajte budget
• definirajte svoja očekivanja prema agenciji u kontekstu natječaja

Jedna osoba bi trebala voditi cijeli proces. Ako ta osoba ima iskustva u provođenju natječaja (makar i negativnog, poput mene) bolji je kandidat za nemili posao od bilo kojeg entuzijastičnog novaka. Ne libite se i posavjetovati izvan tvrtke ako treba.

U fazi pripreme raspitajte se i istražite agencije koje dolaze u obzir za natječaj. Uključite različite pokazatelje - nagrade, veličinu agencije te osobito financijske pokazatelje i WoM (Word of Mouth) jer drugi klijenti i bivši zaposlenici mogu biti dobar izvor informacija.

Koliko agencija zvati?

Zovite najviše četiri agencije (uključujući aktualnu) jer se većem broju agencija kasnije u procesu nećete moći posvetiti ni dovoljno ni kvalitetno.

Ako ne možete nikako suziti izbor, kao uvod u natječaj možete:

1. zatražiti prezentaciju potencijalnih agencija (tima i radova) tzv. chemistry meeting

Odmah ćete vidjeti kome je stalo do posla (u kakvom su sastavu došli), kakvu energiju imaju kao tim (tražite da dođu u timu koji će vam raditi) te što vide kao svoje najveće uspjehe, tj. na što su najviše ponosni (oni koji su bili najefikasniji ili najnagrađivaniji). Nemojte ignorirati ako nema kemije s agencijom ma koliko god agencija nagrađivana bila. To je kao ljubav, ne može na silu - ili je ili nije.

2. zatražiti financijsku ponudu za suradnju

Financijska ponuda će vam pomoći da isključite agencije koje si ne možete priuštiti. Lijepo je sanjati ali na kraju to treba i platiti.

Kako brifirati agenciju?

Najvažniji i najteži dio natječaja za klijenta je pisanje briefa. Ako mene pitate, umjetnost je ukratko prezentirati sve detalje važne za agenciju bez navođenja vode na svoj mlin.

Dobar brief je kratak, jasan, izravan i uvijek popraćen podacima iz istraživanja (vlastitih, po mogućnosti) koji će agenciji poslužiti kao sredstvo za rad i dodatna inspiracija. Dobar brief ne navodi već samo signalizira.

Vodite računa da tijekom procesa natječaja ostavite dovoljno vremena i za debrief – odgovaranje na pitanja agencije proizašla iz briefa. Debriefom pomažete agenciji otkloniti nedoumice i jasno definirati kako pristupiti kreativnim izazovu. Imajte na umu da je to njihovo vrijeme. Suspregnite se od monologa.

Kako organizirati prezentacije rješenja?

Idealno bi bilo organizirati prezentacije svih agencija isti dan. Ostavite dovoljno vremena između prezentacija za kratku diskusiju, a redoslijed agencija možete odrediti proizvoljno. Osobno sam sklona abecednom redu jer onda nema potrebe za objašnjavanjem.

Kako ocijeniti agencije?

Na kraju procesa ćete morati donijeti odluku. Najbolje odluke donosi tim ljudi na temelju jasno definiranih raznovrsnih (subjektivnih i objektivnih) parametara, poznatih svima prije procesa.

Ne bježite od excela kada je ocjenjivanje u pitanju: sastavite listu parametara (subjektivnih i objektivnih) koje ocjenjujete, ponderirajte ih (ukupan zbroj mora biti 100 posto) i tražite od svih u procesu odlučivanja da unesu svoje ocjene za svaki parametar (1-10). Zbrojite sve ocjene i ukupni rezultat prezentirajte timu.

Raspravljate o rezultatima. Neke stvari je teško staviti u brojke i zato je bitno raspravljati o rezultatima, i objektivno i subjektivno.

Prije donošenja odluke možete i dodatno pregovarati o uvjetima ugovora. Ovo će vam pomoći da donesete najbolju odluku te će sve uključene strane biti upoznate s detaljima. Tako ćete prevenirati eventualne probleme proizašle iz neizgovorenoga.

Kako priopćiti odluku?

Idealno bi bilo priopćiti odluku svim agencijama istovremeno. Budite otvoreni, jasni i direktni. Natječaj je prilika svima da nešto nauče, pa i vama. Natječaj je ujedno prilika za PR (i vama i agenciji), razmotrite i to.

Najvažnije napomene za uspješan natječaj:

1. budite sigurni da je natječaj najbolje rješenje za vas i posvetite se natječaju
2. izazove sa svojom agencijom riješite prije natječaja
3. budite transparentni tijekom cijelog procesa interno (prema timu koji odlučuje) i eksterno (prema agencijama) te osigurajte konstantan follow up i feedback svima uključenima
4. budite razumni u definiranju rokova, ostavite najviše vremena onome što je najvažnije - kreativnim procesu
5. budite dostupni i poštujte rokove

Također, kako biste vizualizirali cijeli proces brifiranja s najvažnijim detaljima, pogledajte prezentaciju 'Kako organizirati pitch (ili natječaj po domaću), a da nikoga ne naljutite'.

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.