online sastanak
Izvor: Armin Schreijäg from Pixabay
Ivana Radić
RAD OD KUĆE

6 trikova za efikasno vođenje online sastanaka

Suočeni s trenutnom situacijom kada mnogi (još uvijek) rade od kuće, online mogućnosti nametnule su se kao najbolji način komunikacije. Korištenje servisa koji omogućavaju video i konferencijske pozive te mogućnost vođenja sastanaka nije nimalo komplicirano i zaista svatko može organizirati sastanak za svoje djelatnike, stranke ili pak povremeno porazgovarati i vidjeti svoje prijatelje, poznanike i kolege.

 Ipak, postoje neka pravila kako biste učinkovito vodili svoje online sastanke.

1. Pripremite se

Online sastanci su odlična stvar, ali ako sazivate veću grupu ljudi napravite plan sastanka koji bi bilo zgodno podijeliti sa sudionicima. Svačije vrijeme je važno, a trenutno neki od sudionika rade u uvjetima kada nije uvijek moguće osigurati da ih nitko ne ometa i da satima sjede pred računalom.

2. Objasnite pravila komunikacije preko online kanala

Online sastanci imaju razne mogućnosti. Sudionike možete utišati čim se priključe ili ih zamoliti da se utišaju da ne biste imali mikrofoniju i čuli razne zvukove koji dopiru iz prostorija svake osobe.  Neki od prijedloga su:

  • ako je grupa disciplinirana možete sve staviti na unmute
  • ali ukoliko postoje zvukovi koji bi mogli smetati svima onda je bolja opcija mute - utišano

Zatim im objasnite kako ćete voditi sastanak.

Ako imate manji broj sudionika i ako vam je internet veza dobra onda možete imati video pozive gdje ćete se vidjeti. U nekim situacijama su video pozivi nemogući pa ćete s druge strane imati samo ime ili sliku osobe. U svakom slučaju, u pozivu na sastanak napišite temu i pravila ponašanja. Npr. Očekivano trajanje sastanka je 45 minuta od kojih imamo uvodni dio od 5 minuta i ostalih 30 minuta pitanja i odgovore te zaključke i akcijski plan. Uvijek ostavite malo više vremena jer se može dogoditi da imate više pitanja i odgovora, no neka sve skupa ne traje dulje od 90 minuta.

3. Naznačite ili najavite očekivano trajanje sastanka

Općepoznata je stvar da sastanci koji traju satima nikome ne čine ništa dobra niti su produktivni. Sastanci koji traju dulje od 45 minuta ili sat vremena nisu efikasni sastanci. Naravno uvijek postoje iznimke pa se vaš sastanak može oduljiti na 90 minuta, no pripazite na vrijeme. Svaki od sudionika se treba naučiti disciplinirati u svojim obrazloženjima i svesti svoje odgovore na primjeren vremenski kontekst.

4. Držite se teme

Sastanci često krenu s jednom temom, ali se po putu razviju nove ideje, rasprave i skretanje s puta. Na vama kao organizatoru je da se vraćate na početnu poziciju i vratite sastanak na početnu temu. Ako neki sudionik sastanka 'zaluta' u objašnjavanje i elaboriranje neke situacije i događaja koji nemaju veze s temom ljubazno ga upozorite da to nije tema sastanka. S druge strane, ako netko priča 10 minuta o svojoj situaciji koja je vezana za temu, tada upozorite osobu da bude konciznija i kaže ono što je važno.

5. Pitanja

Sudionici će u jednom trenutku početi postavljati pitanja. Kada ste online onda ne možete dopustiti da svi govore u isto vrijeme jer ćete imati buku u kojoj se nitko ne čuje. Ako kažete - Ima li tko pitanja, sudionici se ne moraju moći vidjeti i mogu početi pričati u isto vrijeme. Zato radije recite - Ako ima pitanja podignite ruku (opcija na nekim od servisa - Raise hand).

6. Završite s akcijskim planom

Na kraju sastanka završite s akcijskim planom i ponovite ključne poruke. Akcijski plan je jedan od najvažnijih dijelova sastanka pa nemojte zaboraviti delegirati zadatke i na kraju ponoviti ključne poruke. Možete također najaviti kada je moguće očekivati sljedeći sastanak, ako je to potrebno.

Zaključno, ako vodite sastanak onda ga doista vodite, a nemojte dopustiti da on vodi vas. Ako primjetite da se ljudima teško koncentirati i da su postali nervozni, pokušajte privesti sastanak kraju ili dajte pauzu od 5 do 10 minuta da se ljudi odmore i resetiraju.

Sretno!

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst. Više o uvjetima korištenja i autorskom pravima pročitajte ovdje.

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.