event, catering
Izvor: stempow/Pixabay
Lea Kosović
DOBRA ORGANIZACIJA

5 ključnih pravila pri organizaciji eventa

Nekad one stvari koje sudionici ne vide, budu najvažniji faktori uspjeha vašeg eventa. I najčešće su to stvari za koje niste ni svjesni da će vam uzeti puno vremena. Što je sve potrebno napraviti prije samog eventa i kako sve dobro organizirati saznajte u nastavku teksta.

1. Odrediti dobru lokaciju

Lokacija mora odgovarati temi eventa. Nisu sve lokacije za sve evente i nisu svi eventi za sve lokacije. Ako ste mislili da je odabir pravog prostora za event jednostavan, eh prevarili ste se! Oko ovoga se često lome koplja! Odabir odgovarajuće lokacije je jedna od najbitnijih stvari kod planiranja i organizacije. A evo i zašto.

Lokacija je bitna. Ona daje 'look & feel' cijelom eventu. Nema smisla raditi event, na primjer, o digitalizaciji u nekom hotelu koji odiše tradicijom i starim antiknim namještajem. Za event o digitalizaciji radije odaberite neki moderni, industrijski štih koji 'pomiče granice'.

Još jedna stvar na koju ljudi često zaborave je parking! Ima li lokacija koju ste odabrali parking za vaše sudionike? Ako ima, kakav je to parking? Govorimo li o prvoj zoni u strogom centru ili o lokaciji koja omogućuje parking za cijeli dan po pristupačnoj cijeni? Morate uzeti u obzir da ljudi vole komociju i da najčešće vole doći svojim autom. Naravno, taxi je također opcija, ali to je isto svojevrsni trošak. S druge strane, što je s onima koji ne voze? Je li njima jednostavno doći do vaše lokacije javnim prijevozom, odnosno nalazi li se lokacija u zoni javnog prijevoza?

A pušači? Što je s njima? Imaju li oni gdje izaći na puš-pauzu? Koliko je udaljen taj prostor, moraju li izlaziti iz zgrade ili postoji neki balkon? Vjerujem da zvuči suludo, ali sigurno na svom eventu ne želite nervozne sudionike koji ne mogu brzo i jednostavno 'skoknuti na cigaretu'.

Sve su to sitnice koje su bitne. I zapravo, toliko su bitne da na kraju mogu biti i presudni faktor prilikom odluke o dolasku (ili nedolasku) na vaš event.

2. Odrediti dobar datum

Odabrati dobar datum uopće nije lako. Uvijek morate paziti na tisuću stvari koje se mogu potrefiti baš na dan vašeg eventa. A evo nekoliko najbitnijih od njih:

  • paziti da se ne kosi s nekim blagdanom
  • paziti da nije u vrijeme produženih vikenda
  • izbjegavati školske praznike (morate misliti na roditelje s djecom i odlaske na skijanja, more, kod baka i djedova)
  • izbjegavati datume najavljenih velikih koncerata
  • izbjegavati prosinac jer su tada svi već u božićnom duhu (osim, naravno ako je riječ o nekom božićnom eventu)
  • izbjegavati dane poput: Dan žena, Valentinovo, Noć vještica... (osim ako eventi nisu nekako tematski povezani)
  • paziti da se u istom tjednu/mjesecu ne događa tematski jednak event kao i vaš

3. Razmisliti o 'wow' faktoru

Što će to biti što će vaš event razlikovati od svih drugih? Je li to možda neki predavač kojeg svi žele čuti, ili odličan i koristan goodiebag, ili party za pamćenje... Danas se na tržištu organiziraju razni slični eventi, ali svaki je po nečemu poseban. Uzmite za primjer Advent u Zagrebu. Svi imaju istu temu, ali svaki božićni punkt ima nešto drugačije po čemu se razlikuje od ostalih. Tako ćete na jednoj lokaciji pronaći hrpetinu božićnih štandovima s božićnim ukrasima, na drugoj štandove - ugostiteljske objekte, a na trećoj će se pijuckati kuhano vino i plesati uz božićne hitove. Svaki ima neki svoj 'wow' faktor i svaki od njih nađe svoju publiku.

Taj 'wow' faktor će se svima urezati u pamćenje i po tome će vaši sudionici pamtiti vaš event. To, na primjer, može biti i odlična ideja za photo corner gdje će se svi pohrliti slikati!

4. Okupiti dobru ekipu

Bez dobre ekipe nema dobrog eventa. Ako imate složan tim, koji se poštuje, međusobno motivira, međusobno pomaže i uz sav stres dobro zabavi, onda možete reći da imate dobru ekipu. Možda zvuči kao klišej, ali zaista su odnosi u timu jako bitni. Probleme i izazove koji vam svake minute iskaču lakše je riješiti ako je ekipa složna, nego kada je ekipa u raspadu.

5. Overdeliver

Uvijek razmišljajte u smjeru - kako da svoje sudionike izujemo iz cipela?. Jako je važno da vaši sudionici s eventa izađu nasmiješenih lica i da se osjećaju kao da su dobro iskoristili svoj dan. Taj 'overdeliver' se može očitovati kroz izvrstan catering kojeg je bilo dovoljno za sve, ili kroz kreativni goodiebag kojeg će s guštom koristiti i nakon eventa, ili kroz odličnu uslugu koju su dobili na eventu ili kroz odličan program, ili jednostavno kroz dobru komunikaciju.

*U tekstu su izneseni osobni stavovi i savjeti autora koji se ne mogu ni pod kojim uvjetima smatrati službenim stavovima Savjeti.hr-a. Savjeti.hr ne preuzima odgovornost za sadržaj ovog teksta.

Radi zaštite autorskog angažmana, drugi mediji/portali mogu preuzeti najviše 50 posto teksta objavljenog na Savjeti.hr stranicama uz navođenje poveznice na originalni tekst. Pročitajte više o uvjetima korištenja i autorskom pravima.